Изисквания за работата с електронно подписани документи в администрацията на Регионална здравна инспекция Софийска област

Приемане на документи

 

Регионална здравна инспекция – Софийска област /РЗИ/ приема и издава документи в електронна форма, в рамките на своята компетентност и при следните условия:

РЗИ Софийска област не може да откаже приемането на не криптирани електронно подписани документи, създадени в следните ФОРМАТИ:

1. Файлови формати, които имат възможността да включат в себе си електронен подпис:

а) „pdf“ (Adobe Portable Document Format, създаден от компанията Adobe);

б) „doc“ (Document Format, създаден от компанията Microsoft);

в) „xls“ (Excel Sheet Format, създаден от компанията Microsoft);

г) „eml“ (EML Format за електронна поща, създаден от компанията Microsoft);

д) *.msg (MS Outlook/Outlook Express, създаден от компанията Microsoft).

2. Документите не трябва да съдържат макроси.

3. Размерът на всеки документ не трябва да надвишава 2 МВ.

4. Файлът, съдържащ документа, не е заразен с вируси.

5. Документите са подписани с валиден квалифициран (универсален) електронен подпис със средствата на съответния софтуерен продукт, поддържащ дадения формат.

6. Документите съдържат прав (некриптиран) текст.

Начин за получаване на валидни електронни документи

РЗИ – Софийска област приема входящи електронно подписани документи по един от следните начини:

1.    Чрез електронна поща съгласно стандартите SMPT, както е описан в RFC 821, и MIME, описан в RFC 2045, 2056, 2047, 2048, 2049 и BCP0013;

2.    Чрез външни носители: дискета (1.44 MB FDD) или CD (R, R/W) – със стандартна файлова система ISO 9660.

Задължителните   РЕКВИЗИТИ на  приеманите   в   РЗИ Софийска област електронни документи са:

  • „Желание за електронна кореспонденция“, със следния текст: “Съгласен съм / не съм съгласен да получавам електронни изявления от РЗИ – Софийска област”

Когато подателят е заявил съгласието си да получава електронни изявления от РЗИ и предпочита това да става на адрес, различен от посочения в сертификата на електронния му подпис или ако електронните подписи в документа са повече от един, задължително се вписва актуален електронен адрес за кореспонденция с РЗИ;

В случай на заявено несъгласие за получаване на електронни изявления от РЗИ, подателят задължително посочва валиден пощенски адрес за кореспонденция с РЗИ.

  • „Потвърждение на получаването по смисъла на чл. 8 от Закона за електронния документ и електронния подпис“,  със следния текст: “Желая / не желая потвърждаване за получаването на изпратеното до РЗИ електронно изявление”

Когато подателят е заявил желанието си да получава потвърждение от РЗИ, и предпочита това да става на адрес, различен от посочения в сертификата на електронния му подпис или ако електронните подписи в документа са повече от един, задължително се посочва актуален електронен адрес за потвърждаване на получаването.

При потвърждаване на получаването, РЗИ изпраща на посочения адрес информация, съдържаща:

- регистрационния номер и дата на регистриране на полученото изявление, ако след направената проверка документът е с редовни реквизити и/или подпис/и;

- информация за отказ от регистрация, ако след направената проверка документът е с нередовни реквизити и/или подпис/и.

Ако документът е валиден, той се завежда по надлежния ред в деловодството на инспекцията и получава входящ номер от деловодната програма.

Забележка: Когато подателят е заявил съгласието си да получава електронни изявления от РЗИ (реквизит “ЖЕЛАНИЕ ЗА ЕЛЕКТРОННА КОРЕСПОНДЕНЦИЯ”) и/или желанието си да получава потвърждение от РЗИ (реквизит “ПОТВЪРЖДЕНИЕ НА ПОЛУЧАВАНЕТО ПО СМИСЪЛА НА ЧЛ. 8 ОТ ЗЕДЕП”) и НЕ Е посочил изричен електронен адрес за връзка, за такъв ще се смята посочения в удостоверението за електронен подпис (УЕП) електронен адрес.

  • „Съгласие и информираност за обработване на лични данни“ - само за физически лица,  със следния текст: “Съгласен съм РЗИ да обработва личните ми данни чрез автоматизирани (компютърни) системи за осъществяване на законово регламентираните функции на РЗИ и за нуждите на деловодната дейност и документооборота в РЗИ. Уведомен съм за целта и средствата за обработка на данните ми; характера на предоставяне на данните и последиците от непредоставянето им; получателите или категориите получатели, на които ще бъдат предоставяни данните, и сферата на ползването им; правото ми на достъп до и на поправка на данните”.

Забележка: Когато подателят – физическо лице не е отбелязал съгласието си по предходния реквизит, изявлението му се оставя без разглеждане поради неспазване на установената форма.

НАЧИНИ за получаване на електронно подписани документи:

  • В реално време (on-line) чрез използване на интернет мрежа като преносна среда. РЗИ Софийска област ще използва за приемане само и единствено действащи общоприети стандарти за комуникация в интернет мрежата – чрез публично достъпeн електронен пощенски Интернет адрес (Internet e-mail), съгласно действащите стандарти за транспортиране на електронни съобщения: SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) както е описан в RFC 821, и S/MIME (Secure/Multipurpose Internet Mail Extensions).

Основен ВХОД за приемане на електронно подписани документи до Директора на РЗИ Софийска област и до РЗИ Софийска област е:

  • Адрес на електронна поща: e-rzi@rzi-sfo.com

Издаване на документи

РЗИ Софийска област започва издаването на електронни документи, подписани с квалифициран (универсален) електронен подпис, при следните условия:

РЗИ Софийска област не може да откаже издаването на  административни актове във формата на електронно подписани документи, за които има възможност да бъдат създадени в следните ФОРМАТИ:

•    *.dос, *.dосx, *.xls, *.xlsx

Създадени и записани съответно с MS Word или MS Excel, минимална версия „Microsoft Office XP “ или други софтуерни продукти, предлагащи същата възможност за директно подписване на електронния документ с посочените формати;

•    *.msg

Създаден със средствата на MS Outlook / Outlook Express – минимална версия 2000, или друг софтуерен продукт предлагащ същата възможност за директно подписване на електронното съобщение с този формат.

Документите съдържат прав (некриптиран) текст;

Документите са подписани с валиден квалифициран (универсален) електронен подпис.

НАЧИНИ за изпращане на електронно подписани документи от РЗИ Софийска област:

  • Чрез електронна поща съгласно стандартите: SМТР, както е описан в RFC 821, и МIМЕ, описан в RFC 2045, 2056, 2047, 2048, 2049 и ВСР0013;
  • За органите на държавната власт и местното самоуправление при необходимост – чрез външни носители.